Fyra steg mot mer engagerade medarbetare

Det nya hybridarbetslivet ställer nya och större krav på internkommunikation. I takt med att fikarasternas samtal om aktuella händelser i företaget blir alltmer sällsynta behövs ny, formaliserad kommunikation som gör att medarbetare ändå hålls informerade. Det är svårare att hålla medarbetare engagerade i dag än tidigare, när kolleger i högre grad träffades på kontoret. Samtidigt har det länge varit vardag för storbolag, som alltid har behövt förhålla sig till att medarbetare verkar från olika orter. Det finns en poäng att lära av dem.

Framgångsrik internkommunikation är anpassad efter den egna organisationens struktur, kultur och dynamik. Men det finns ett antal framgångsfaktorer för effektiv internkommunikation som de allra flesta kan använda för att få informerade och engagerade medarbetare.

Engagemangstrappan – ett verktyg för att styra prioriteringen av resurser

Medarbetares engagemang kan ses som en trappa. Ett grundläggande behov är att känna sig informerad och underrättad. Ett nästa steg är acceptans och stöd för företagets strategi och målsättningar. En ännu högre nivå involverar en känsla av ägarskap för strategi och målsättningar. Högst upp på trappan känner sig medarbetarna så pass engagerade att de antar en roll som aktiva ambassadörer för företagets varumärke.

För att nå de olika trappstegen, och möta medarbetarnas behov, krävs olika typer av kommunikationsinsatser. En viktig insikt för den strategiska prioriteringen av resurser är att medarbetare kommer att ha olika engagemangsnivåer. Människor är olika, har olika preferenser, olika roller inom organisationen och olika relationer till sitt arbete. 

Utmaningen att engagera sina medarbetare får ofta mycket uppmärksamhet, men de första trappstegen på engagemangstrappan kräver ofta mer resurser och kreativitet än förväntat, särskilt i stora bolag som är utspridda över flera geografier med olika nationaliteter bland medarbetarna. Det krävs kommunikation i många olika kanaler, i flera olika format och upprepade gånger, för att säkerställa att viktiga budskap och information når fram till både de som arbetar i den administrativa och i den operativa delen av företaget. 

Vissa tar till sig information bäst genom att läsa, medan andra hellre lyssnar. Vissa vill få informationen direkt av ledare medan andra föredrar att läsa igenom den i lugn och ro hemma på kammaren. Vissa behöver båda. Det krävs ett lapptäcke av olika insatser och oron över att uppfattas som tjatig är i de allra flesta fall obefogad.

Förutsägbarhet är viktigt för trygghet och minskad press på kommunikationsfunktionen

Den kanske viktigaste faktorn bakom förtroendeingivande internkommunikation – långt viktigare än kreativa uttag och format – är regelbundenhet. Det innebär inte bara att skapa stående kommunikationsformat, utan även rutiner för hur och när företaget informerar och kommunicerar kring såväl viktiga nyheter som återkommande händelser, exempelvis kvartalsrapporter.

Dels skapar regelbundenheten en trygghet för medarbetare. Det vet att viktig information kommer att delas med dem utan att de själva ska behöva söka upp eller leta efter informationskällor. I stället vet man när och var man kan vänta sig information och när och var man kan ställa frågor eller lyfta synpunkter.

Dels minskar även behovet för både kommunikationsfunktion och ledning att hantera frågor och oro från medarbetare kring när och var information ska komma.

Liten checklista för internkommunikation

• Regelbundenhet och repetition är A och O

• Att se till att medarbetare är informerade är en nog så utmanande uppgift - ännu högre steg på engagemangstrappan kräver stora insatser

• Mellanchefer är centrala verktyg i internkommunikationen

• Relevans, selektivitet och målgruppsanpassning är viktigt

• Allt som är internt är också externt, och vice versa

• Anpassa kanal efter målgrupp

Ledarnas mandat och ansvar är avgörande för en effektiv internkommunikation

Många stora bolag tror felaktigt att viktig information och strategisk kommunikation alltid måste komma från den högsta ledningen. Det är oerhört ineffektivt, givet att ledningen oftast utgörs av ett fåtal personer med mycket annat på sin agenda och begränsad kapacitet att tala med alla. Det är därför avgörande att göra ledare på mellannivåer i bolaget medansvariga för att säkerställa att medarbetare är informerade och känner tilltro till strategin och riktningen för företaget. Här spelar internkommunikationen en avgörande roll för att rusta och stärka ledarna för den uppgiften, men även för att tydliggöra deras ansvar.

Tydliga kanaler för ledarkommunikation

Att ha tydliga kanaler för ledarkommunikation och att utforma intern kommunikation som stöttar ledare i att informera, vägleda och motivera sina medarbetare är viktigt. Det handlar även om att säkerställa att ledare får information på förhand för att kunna förbereda sig för att hantera frågor och reaktioner på nyheter från sina medarbetare. Vidare är det viktigt att etablera forum där ledare kan diskutera, dela erfarenheter och inspireras av varandra. Ledarna är internkommunikationens kanske viktigaste verktyg.

Vikten av tvåvägskommunikation

För att skapa acceptans och, i bästa fall, stöd och engagemang krävs tvåvägskommunikation. Medarbetare behöver ges möjlighet att ställa frågor och lyfta kritik, oro och farhågor för att skapa förtroende för ledarskapet och inriktningen. Idealiskt skapas forum för detta på flera nivåer. Det handlar om att skapa utrymme för den typen av utbyte på teammöten med den närmsta chefen, men även ytor där feedback kan lyftas med den högre ledningen i form av interna frågestunder eller liknande.

Vanliga format för detta är exempelvis digitala townhall-liknande möten eller fysiska dialogmöten med Q&A-del där ledningsrepresentanter står värd. Man kan även upprätta en permanent frågelådefunktion där medarbetare kan skicka in frågor som adresseras och besvaras i regelbundet format.

Ju högre upplevd relevans för den enskilda medarbetaren, desto större engagemang

Det är naturligt att förutsättningarna för att skapa engagemang och ägarskap hos medarbetarna ökar väsentligt om kommunikationen känns relevant för dem personligen. En av de främsta utmaningarna inom kommunikation är att skapa innehåll som känns relevant för tusentals olika medarbetare, men det finns några nycklar som bidrar till ökad relevans:

• Var selektiv i den information och innehåll som går ut till samtliga medarbetare. Undvik att slentrianmässigt skicka massmejl med information som kanske enbart berör vissa. Det går snabbt inflation i hur prioriterad man tycker företagsomfattande kommunikation är.

• Komplettera den breda interna kommunikationen med ”lokalt” anpassad kommunikation. Anpassa kommunikationen till olika delar av organisationen. Det kan handla om nyhetsbrev som bara går till vissa medarbetargrupper eller vissa marknader. Ett annat exempel är digitala kanaler och communities för mindre delar av företaget där kommunikation som berör just dem publiceras.

• Använd, i så stor utsträckning som möjligt, personliga avsändare och ansikten på kommunikationen. Att få information från en ledare man känner eller att läsa en intervju med en kollega man jobbar med, eller ser i korridorerna, skapar genast en ökad känsla av relevans för individen.

De två senare av dessa faktorer ger också viktiga bidrag till att bygga kultur och gemenskap. En stärkt vi-känsla och stolthet över företagets medarbetare.

Att anpassa kommunikationen efter fler målgrupper är resurskrävande. Det är därför viktigt att alltid göra en strategisk bedömning av vilka grupper och vilken kommunikation som det är relevant att lägga de resurserna på. Utifrån engagemangstrappan bör en bedömning göras av vilka medarbetare som bedöms möjliga och nödvändiga att lyftas till högre engagemangsnivåer.

Extern kommunikation – den kanske mest effektiva interna kommunikationen

Vid det här laget är det ett något slitet uttryck att all intern kommunikation är extern kommunikation och att all extern kommunikation också är intern. Det gör det inte mindre sant. När det kommer till att bygga stolthet och gemenskap internt är externa synlighetstillfällen, som profilintervjuer, medverkan i poddar och liknande, utmärkelser och personliga bedrifter, mycket effektivt.

Positiv extern synlighet för företaget och enskilda medarbetare bör därför alltid synliggöras så mycket som möjligt även internt. Det handlar om att lyfta enskilda synlighetstillfällen men också att löpande sammanställa företagets medieavtryck och dela med medarbetarna. Det stärker känslan av att arbeta på ett företag som gör avtryck och som betyder något även i den bredare omvärlden.

Utöver att skapa en harmonisk och effektiv arbetsplats kan internkommunikation också underlätta rekrytering. Utan effektiv internkommunikation inga engagerade medarbetare, och utan engagerade medarbetare inga positiva berättelser om arbetsplatsen. Vem vill jobba på ett företag som ingen har något gott att säga om?